Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 30 de marzo de 2026 — Versión: 2026-03-30-v1

1. Identificación del Responsable

• Responsable del tratamiento: Francisco Javier Gutiérrez, persona natural, actuando en representación de IKO Kyokushin Colombia Oficial (International Karate Organization — Kyokushinkaikan, representación en Colombia)
• Documento de identidad: C.C. 15.962.807
• Domicilio: Manizales, Caldas, Colombia
• Correo electrónico de contacto: ichigekikarate7@gmail.com
• Teléfono: +57 302 4455017
• Sitio web: www.ikokyokushincolombiaoficial.com

2. Marco Legal y Alcance

La presente política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales.

Esta política aplica a todas las personas que utilicen la plataforma, incluyendo estudiantes, participantes en eventos y visitantes del sitio web, tanto nacionales como internacionales. Las inscripciones a torneos, seminarios y eventos organizados o coordinados por IKO Kyokushin Colombia pueden estar abiertas a participantes de cualquier país. Al utilizar la plataforma y suministrar sus datos personales, los participantes internacionales aceptan que sus datos serán tratados conforme a la legislación colombiana de protección de datos personales.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, biométricos, menores de edad, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: IKO Kyokushin Colombia Oficial.
• Encargado del tratamiento: terceros que realizan el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales son recopilados y tratados para las siguientes finalidades:

1. Gestionar la inscripción, membresía y registro de estudiantes de Karate Kyokushin.
2. Administrar la cuenta personal del estudiante dentro de la plataforma.
3. Procesar inscripciones a torneos, seminarios y eventos organizados por IKO Kyokushin Colombia, abiertos a participantes nacionales e internacionales.
4. Procesar pagos y transacciones asociadas a inscripciones mediante la pasarela de pagos Wompi.
5. Generar hojas de membresía, carnés y documentos oficiales de la organización.
6. Garantizar la seguridad de los participantes mediante la recolección de información de salud y contacto de emergencia.
7. Comunicarse con los titulares sobre asuntos relacionados con su membresía, eventos o la organización.
8. Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos recibidos a través del formulario de contacto.
9. Cumplir con obligaciones legales y reglamentarias aplicables.
10. Garantizar la seguridad de la plataforma mediante verificación CAPTCHA, control de acceso y registro de intentos de inicio de sesión.

5. Datos Personales Recopilados

5.1 Datos de identificación

• Nombre y apellidos
• Número de documento de identidad
• Fecha y ciudad de nacimiento
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección, ciudad y departamento de residencia

5.2 Datos sensibles

En cumplimiento de los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012, informamos que recopilamos los siguientes datos sensibles, cuyo tratamiento requiere autorización expresa e informada del titular:

Datos biométricos:

• Fotografía personal (dato biométrico facial)
• Firma manuscrita digital en formato SVG (dato biométrico)

Datos de salud:

• Entidad Promotora de Salud (EPS)
• Grupo sanguíneo
• Condiciones médicas y detalles asociados
• Medicamentos en uso y detalles asociados
• Restricciones físicas y detalles asociados

Estos datos se recopilan exclusivamente para garantizar la seguridad y bienestar del titular durante la práctica de Karate Kyokushin y la participación en eventos deportivos. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles, pero su omisión puede limitar la participación en actividades que requieran esta información por razones de seguridad.

5.3 Datos de menores de edad

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. Para menores de edad se recopila adicionalmente:

• Indicación de condición de menor de edad
• Nombre completo del acudiente o representante legal
• Número de documento del acudiente
• Teléfono del acudiente

La autorización para el tratamiento de datos de menores debe ser otorgada por el representante legal o acudiente, quien declara que el menor participa de manera voluntaria con su consentimiento.

5.4 Datos de contacto de emergencia

• Nombre del contacto de emergencia
• Teléfono del contacto de emergencia
• Parentesco con el titular

5.5 Datos de entrenamiento y membresía

• Dojo al que pertenece
• Fecha de inicio de entrenamiento
• Peso y estatura
• Grado de cinturón
• Número de registro de membresía, fecha de emisión y vigencia

5.6 Datos de inscripción a eventos

Los formularios de inscripción a torneos y seminarios son configurados dinámicamente por los administradores y pueden estar abiertos a participantes de cualquier país. Los datos recopilados pueden incluir: nombre, correo electrónico, teléfono, número de documento de identidad (cédula, pasaporte u otro documento según la nacionalidad del participante), dojo, grado de cinturón, categoría de peso, archivos adjuntos (documentos, comprobantes de pago) y demás información necesaria para la participación en el evento.

5.7 Datos técnicos y de seguridad

• Dirección IP (registrada en intentos de inicio de sesión para prevención de acceso no autorizado)
• Tokens de sesión (para autenticación)
• Códigos OTP (para verificación de identidad, con caducidad de 10 minutos)

5.8 Datos de contacto (formulario público)

• Nombre
• Correo electrónico
• Contenido del mensaje

6. Autorización y Consentimiento

IKO Kyokushin Colombia obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar cualquier tratamiento de datos personales, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. La autorización se obtiene mediante:

• Aceptación de las declaraciones y autorizaciones en el formulario de registro y perfil de estudiante.
• Aceptación de la casilla de consentimiento en los formularios de inscripción a eventos.
• Aceptación de la casilla de consentimiento en el formulario de contacto.

En todos los casos, la plataforma conserva registro de la fecha y la versión de la política aceptada por el titular, a efectos de que la autorización pueda ser objeto de consulta posterior conforme a la ley.

Para datos sensibles (salud, fotografías, firma, datos de menores), se requiere autorización expresa que indique claramente la naturaleza sensible de los datos y la finalidad específica del tratamiento, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En ningún caso se condicionará la prestación de servicios a la entrega de datos sensibles, salvo cuando estos sean estrictamente necesarios para garantizar la seguridad del titular durante la actividad deportiva.

7. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. El estudiante puede actualizar su información directamente desde su perfil en la plataforma.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos, previo trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando considere que el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley o la Constitución.
6. Solicitar la eliminación de sus datos personales de las bases de datos del Responsable.

Adicionalmente, como servicio de la plataforma, el titular puede descargar una copia de todos sus datos personales almacenados en formato digital desde la sección "Mi cuenta".

8. Procedimiento para Ejercer Derechos

El titular o su representante puede ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: ichigekikarate7@gmail.com
• Plataforma web: desde la sección "Mi cuenta" del sitio web (para estudiantes registrados)

La solicitud debe contener:

• Nombre completo y documento de identidad del titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud
• Dirección de correo electrónico para notificaciones
• Documentos que soporten la solicitud, si aplica

Tiempos de respuesta: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta o reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Para el funcionamiento de la plataforma, los datos personales pueden ser transmitidos a los siguientes encargados del tratamiento, cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia:

• Turso (LibSQL): base de datos en la nube para almacenamiento de información de usuarios y registros.
• Cloudflare R2: almacenamiento de archivos (fotografías, documentos, comprobantes de pago).
• Resend: servicio de correo electrónico transaccional para envío de códigos de verificación, confirmaciones y notificaciones.
• Wompi: pasarela de pagos colombiana para procesamiento de transacciones. Los datos financieros (tarjetas, cuentas) son procesados directamente por Wompi y no son almacenados por IKO Kyokushin Colombia.
• Vercel: plataforma de hospedaje del sitio web.
• Cloudflare Turnstile: servicio de verificación CAPTCHA para protección contra bots.

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se informa que algunos de los países donde se ubican los servidores de los encargados del tratamiento (como Estados Unidos) no cuentan con una declaración de conformidad de nivel adecuado de protección de datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. En consecuencia, estas transferencias se amparan en la excepción prevista en el literal (a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: la autorización expresa e inequívoca del titular, obtenida al momento de aceptar esta política.

Respecto a los participantes internacionales que suministren sus datos personales a través de los formularios de inscripción a eventos: al utilizar la plataforma, el titular acepta que sus datos serán almacenados y tratados en los servidores de los encargados mencionados anteriormente, y que el tratamiento se regirá por la legislación colombiana de protección de datos personales. Los derechos del titular descritos en la Sección 7 de esta política aplican de igual forma a participantes internacionales.

10. Medidas de Seguridad

IKO Kyokushin Colombia implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS en toda la plataforma.
• Cookies de sesión con atributos HttpOnly, Secure y SameSite para prevenir ataques XSS y CSRF.
• Encabezados de seguridad HTTP: Content Security Policy (CSP), X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, entre otros.
• Limitación de tasa de solicitudes (rate limiting) por dirección IP para prevenir ataques de fuerza bruta.
• Verificación CAPTCHA (Cloudflare Turnstile) en formularios públicos.
• Hash de contraseñas con sal utilizando algoritmos criptográficos seguros (SHA-256).
• Validación de archivos mediante detección de bytes mágicos (no solo extensión o tipo MIME).
• Sanitización de entradas para prevenir inyección de código.
• Control de acceso basado en roles (administrador, estudiante).
• Expiración automática de sesiones y códigos de verificación.

11. Periodo de Retención y Supresión

• Datos de estudiantes activos: se conservan mientras el estudiante mantenga su membresía activa.
• Datos de estudiantes inactivos: se conservan por un periodo máximo de dos (2) años después de la inactivación, tras lo cual son eliminados de forma permanente.
• Datos de inscripción a eventos: se conservan por un periodo de un (1) año después de la finalización del evento.
• Mensajes de contacto: se conservan por un periodo de seis (6) meses.
• Registros de intentos de inicio de sesión: se conservan por un periodo de noventa (90) días.
• Sesiones expiradas, códigos OTP y tokens de restablecimiento: se eliminan automáticamente mediante procesos de limpieza programados.

El titular puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siguiendo el procedimiento descrito en la Sección 8. La supresión se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera la conservación de los datos.

12. Uso de Imagen

Al aceptar la declaración "Autorizo el uso de mi imagen, fotos y videos para uso institucional", el titular autoriza a IKO Kyokushin Colombia a utilizar su imagen, fotografías y material audiovisual captado durante entrenamientos, eventos, torneos y seminarios con fines institucionales, promocionales y de difusión de la práctica del Karate Kyokushin, tanto en medios digitales como físicos. Esta autorización puede ser revocada en cualquier momento.

13. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del 30 de marzo de 2026 y permanecerá vigente mientras IKO Kyokushin Colombia continúe realizando actividades de tratamiento de datos personales.

IKO Kyokushin Colombia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios serán publicados en esta misma página y, en caso de modificaciones sustanciales, se notificará a los titulares a través de los medios disponibles. El uso continuado de la plataforma después de la publicación de cambios constituye aceptación de los mismos.